职场干货📧让老板同事刮目相看的地道英文邮件技巧👍🏻

范范ChristineFan 2.01万浏览 2020-09-28 发布

在美国职场上，邮件沟通是非常重要的一种沟通方式，所以写出一封漂亮的邮件，让老板和同事看得赏心悦目，清楚明白，也是非常重要的一项技能。键盘敲出的每一行字都勾画着个人的工作形象，很多人都因为忽略邮件写作礼仪而在职场上吃亏。

我第一份工作刚刚入职的时候跟同事之间写邮件就有些费劲，不知道自己是否表达清楚，也不知道自己的语气是不是过于强硬。很多知识都是一遍遍犯错而积累下来的😂😂后来我经常留意我的同事发给我的邮件，里面的用词或者语气我都留心记住，并且用在我下一次的邮件中。时间长了，竟然也总结出来一套规律，写邮件跟同事老板沟通工作就不再提心吊胆的啦！

邮件精髓

看了太多语言写作技巧、句式、模版，我只想说，基本句式固然重要，但更重要的是美国职场邮件的两点精髓：

☝🏻Professional polite (职业性礼节)

你的同事、老板，不管你们私下关系是有多亲密，工作期间你们就是工作关系，一切行动都要professional，首先就要从职业性礼节开始。使用过于日常的用语，态度过于随意，会给人一种工作态度不端正，对人不够尊敬的感觉。

✌🏻Assertive(立场坚定)

有礼貌永远不会错，但并不是要毕恭毕敬。态度不卑不亢的谈论工作，不过分讨好，也不过于强势，才会给人professional的感觉。

职场菜鸟常犯错误🙅

❌刚入职时有很多问题需要通过邮件请教同事，不做自我介绍上来开门见山的问问题。或者问的问题都没有经过自己尝试解决，或者问的问题过于宽泛模糊。

✅刚入职的新人建立第一印象非常重要，跟人第一次发邮件一定要介绍自己。如果有问题请教也要尊重对方的时间规划，毕竟你的同事可能自己的事情都快忙不完了。提问之前自己尝试解决一下，不行的话再清晰明确的向同事提问。

❌邮件语气过于客气，显得整个人不自信，对自己发出的邮件没有信心。一下子你的气场就弱下来了。

✅尽量不要总用“I am sorry....”等开头，改用“Apologize for”这种中立的语气开头。

❌表达自己观点之前先给自己圆场，用“Correct me if i am wrong”放在你的立场前，显得自己都不确定自己到底对不对的感觉。

✅如果只是和对方确认自己的理解正不正确还可以，但要是你想表达自己的立场，请一定要自信。坚定的表达立场，就算错了也没什么的，交流的目的就是解决疑惑。

❌表达过于强势，给人一种咄咄逼人的感觉。我曾经就在会议上陈述了自己的理念之后，为了确保我表达清楚了，直接脱口而出：“Did I make myself clear?” 瞬间会议安静了3秒，我的director说他小时候经常听他妈妈跟他说这句话，我真的无地自容。好在他们人都很好，笑一笑就过去了。

✅即使你非常确定自己的观点，立场很坚定，也要用职业性的语言表达出来，不要带有情绪。哪怕是不小心的😂

如何professional的表达你的需求？

我总结了一下办公室经常会用到的邮件用语，包括了如何开头，如何介绍来信愿意，寻求帮助，offer帮助，承诺会做的事，提醒对方查看附件等等，分为formal跟informal两种，我一般跟同事用informal，跟老板和客户用formal。大家可以根据自己办公室情况选择哦～

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用上这些用语，你的邮件绝对不会生硬蹩脚，让人摸不到头脑。大家可能也注意到了，里面有很多shall，would， could这样的情态动词（我真的想了好久还Google了一下才想起来这个叫情态动词😂😂），情态动词在邮件里会让你的语气委婉礼貌又专业。

邮件沟通过程中的注意事项

🌟邮件一定要有来有回，有问有答。

当同事向你询问问题或者布置任务的时候，一定要及时回答。即使不能立刻完成这个工作，也要回复你的同事表示你收到了，比如“Thank you for the email. I will work on it”，最好能再告诉你的同事大概什么时候你会完成这个工作并发回给他，比如“I will give you feedback by the end of today”.这样你的同事不会坐在那里干等，而且也大概知道跟你follow up的时间。