小郑的第 163 篇原创文章～
话说，
大家都被“凌晨3点不回家”刷屏了吧！
但是，努力真的就代表高效吗？
工作就一定要到凌晨3点吗？
在小郑看来，
只要时间管理得好，5点下班不是梦想！
小郑集合10多年在3大洲工作之经验，
来说说我是如何高效工作的7种武器，
“扒光”我上班那8小时吧！
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准备篇之一：干净整洁的办公环境
大家是不是嗤之以鼻？觉得这都能拿出来说？
没错，以前的我也和你一样！刚上班那几年，我的办公桌乱成一锅粥，还相当任性： “只要我自己找的到需要的东西就好了！哪有空整理桌子！”
然鹅，我慢慢发现，几乎所有高管的办公桌都是下面这样的！▼ 这是为什么？他们可都比我忙十倍呢！
后来，小郑请教了一位前辈，一句话就点醒了我：“办公桌就像你家！你难道不定期整理房间、打扫卫生吗？”
还真是！以前小郑写过《打扮家就和打扮自己一样～》；其实，整理办公桌也和整理房间一样啊！谁都不想自己住在一个脏乱差的环境里，而是希望能住得温馨舒适；同理，在个整洁的环境中工作，心情更好，压力更小，思路也会更开阔。
更重要的是，办公室整洁程度，无形中就代表着你的专业性。
套用那句流行鸡汤“连自己的体重都控制不了，何以掌控自己的人生？”。 一个乱七八糟的办公桌，就在无形中告诉你的同事和上级，你是一个没有条理、不Organized的人。正所谓“连自己的办公室都控制不了，何以掌控自己的工作？” (这点其实和穿衣打扮一样，成功人士多会打扮得山青水绿，绝不可能邋里邋遢的出现在公众场合！）
其次，如果文件分类清楚、定期存档相关内容，会让你更快、更精确地找到需要的东西，提高效率。这一点，在电脑文件管理上也是同样适用的。
每天下班前花5-10分钟整理下桌子，这样第二天上班时，才能神清气爽、思路清晰的高效工作！看我的办公桌多整洁～ ▼
8:55 To-do list
上一篇就说过，我会在前一天下班前写下第二天要做的事情。今天展开谈谈。一般我工作计划会包括三大类：
1. Must do: 当天必须要完成的事情；
2. Don‘t like to do: 当天不需要完成，可以过几天才完成，但是我很不想做的事情。比如贴发票报销！谁都懒得做，但是又不得不做；
3. Would like to do：如果1、2都完成，就做这类。
所谓不打无准备之仗，提前准备好，这样第二天上班时就胸有成竹，直接按照计划来。否则第二天到公司，还得花半小时想想昨天发生了什么、今天要继续follow什么，太浪费时间啦！而且完成一样划掉一样，好有成就感！
9:00 处理邮件
因为我老板是个经常半夜发邮件的工作狂，加上总部在美国，和土澳有时差，所以每天一早上班第一件事就是打开Outlook收邮件！
对于很多像小郑这种大量时间在处理邮件的工作，如何才能更高效呢？我有几个小贴示给大家：
- 能在2分钟内回复的，直接处理掉
简单邮件直接Kill掉，一方面会让你很有成就感，同时逐渐清空的邮件会减少焦虑感。
复杂的邮件，我就放一放，之后按照轻重缓急和复杂程度慢慢回。
- 一次只处理一份邮件
以前的我看到邮件，恨不得秒回！经常导致我经常好几封邮件同时打开（就像下面这张图一样 ▼ ），同时撰写，思维跳来跳去，非常低效，而且容易出错。现在，每次我只处理一封邮件，一封写完再写另一封。
- 集中时间段看邮件
之前《9点上班前我做了14件事》里我已经提过，我喜欢在固定时间内做固定的事情。个人习惯是早上一到公司先看邮件，中午吃饭前看一次，吃饭后看一次，下班前一个小时看一次。当中就是如果我手上的大项目告一个段落，或者出去买个咖啡放风回来（后面会讲为什么要去放风），我也会检查邮件。这样可以不被邮件绑架，提高效率。
但是，很多朋友会说，这不可能啊！经常工作写了一半，突然发现邮件来了，还附上几行Preview啊和声音提示！
确实如此，因为Outlook默认会收到邮件时有个小信封提示和邮件的前几行内容。人都是很“贱”的，看到小信封标志、尤其是部分邮件内容就忍不住要点进去看 ▼ （被小郑说中的请举手！）。结果你手上的事情被生生打断，大脑被迫进行Multi-tasking，不够专注，就容易出错。
请大家关闭邮件推送！
我建议设置关闭邮件提示！看不到小信封，就眼不见为净。这样我该干嘛干嘛，手上事情到一个段落，我才会去检查邮箱处理邮件。
具体可以这样做：邮件里选择“选项”～ ▼
下面红框部分，全部给我把☑都给去了！▼
是不是有点怕，怕有邮件需要秒回的？事实上，根据我的经验，几乎没有邮件需要秒回。每个人都有自己的Priority：发件人也许希望你秒回，但是不代表这就是你的Priority需要秒回！只有自己的节奏不乱，才能更好的工作。千万不能让别人带乱你的节奏。
只有一点例外！
如果我有个很长的会要开，我会在Auto reply功能里写上“我在开会，未来几个小时不会有时间回邮件，请见谅。” 这样可以给发件人个心理准备。
- 用Plain English写英文邮件
有趣的是，我从第一份工作起就开始用英语写邮件，写了十多年。直到去年底，才真正明白英语邮件应该怎么写才叫专业！
以前我以为只有用复杂的表达方式和Fancy的英文单词来写邮件，才牛B！所以邮件又臭又长，力不从心的我还需要经常翻词典找单词词组，试图证明自己有水平。直到去年底，我在edx.org上自学商业课程的时候，才知道恍然大悟：邮件要用Plain English，用大白话就好，不要搞虚头巴脑的。
edx.org。它是一个由麻省理工学院和哈佛大学创建的大规模开放在线课堂平台，旨在为全球提供来自全球顶尖高校及组织的大规模在线公开课。很多都是免费项目。可以戳这里具体回顾。
因为篇幅有限，我只说几点Plain English的基本原则包括：
1. 能用日常基本词说明问题的，就不要用复杂的词。比如，
用 "use" ，不用"utilize" ；
用"about"，不用 "approximately"；
用"try" ，不用"attempt" 。
2. 能用短的单词，就绝不要用长的词组。
比如下面表格里，能用"Becuase"，就不要用 "in light of the fact that"。
下面这张表格里 ▼，左边是很多人的通病，右边才是真正好的英语邮件，是不是非常简洁、甚至简单，只要英文四级以上就统统看得懂？当时我看完，觉得人生进入了新境界！敢情我之前查字典、找花哨的单词和词组，都是特么浪费生命呢！
- 检查语法
毕竟英语不是我的母语，我会用在线工具快速检查邮件语法。这里推荐最近才发现的Grammerly，果然好用。大家可以自行搜索。▼
相关英语学习小技巧请戳这里看《从哑巴英语到美国工作！我到底做了些啥？》
10:00 开会
相信很多人很小郑一样，每天都有很多会。是不是发现很多时候开会，不仅没有解决需要解决的问题，还产生了一堆新问题，然后...就没有然后了？
我自己是这样做的：
- 开会前几天提前邀请所有与会者
我个人非常不喜欢临时开会。因为每个人都很忙，临时的事都会打乱工作节奏。我喜欢提前和对方邀约，发出正式的会议邀请和简单议题，把对方的时间确定下来。这样既能确保相关人员都参加会，也能提高工作效率。▼
- 固定的时间开固定的会。
比如每周一是我和Team member 1:1的时间。这样的好处是，不用每次纠结到底什么时间适合开会。大家可以用Outlook里面的会议设置，直接设一个recurring的会议。
- 开会前做Agneda
开会最忌满嘴跑火车、各种Freestyle。所以我自己的会，一定会提前做好Agenda，把要讨论的所有项目、任务、问题，统统记在表格里。开会前发给与会者，按照这个来。▼
- 开会后做Meeting minutes
开会另一大忌就是开完拉倒，事后没有任何Follow up，那么整个会就白开了。更可怕的是，明明当时说过的事情，居然还会被猪一样的队友抵赖！所以，会后必须要有一份会议纪要，比有Agenda更重要！我会把讨论的内容、决定、截止日期和下一步都一一列出来，然后发给所有与会者。大家一个都逃不了！
- 开会时间
我是个痛恨迟到的人。以前在著名欧记公司上班，法国Style就是永远迟15分钟开始、迟30分钟结束。但是现在的我深受美国文化的影响，开会准时开始，准时结束。
不要担心有人会投诉说人没到齐就开，会让迟到者漏掉了重要议题。这是迟到者的问题，不是你的问题。你管你按照会议时间开始，几次之后大家都养成习惯了。知道小郑的会永远准时开始，大家都会提早几分钟到会议室等着。
会议准时结束，控制会议速度。我经常开着开着就会说：“我们没时间了，只有20分钟，大家不要再纠结了，继续下一个议题。 ”准时结束，不打乱工作计划，才能提高效率。
会议时间不要过长
超过一个小时后，人就开始疲倦了。为了提高效率，会议尽量控制在一个小时。
更多内容可以戳这里看《老美是怎么开会的？》
11:00 做上市计划
这时我需要一个人坐下来写计划。我经常需要查市场上各种竞品资料或者流行趋势。平时如果善于累积素材，那需要用时就能信手拈来，省了不少查找的时间。
比如，看到有用的文章、或者好的市场活动方案，我就会用收藏功能把他们放入相应归类的书签里。无论在公司还是在家里，因为我用的是Chrome，所以收藏完毕后，家里电脑和公司电脑以及手机会同步更新。
很多人喜欢用Evernote，我个人喜欢用微软的OneNote。平时看到什么好的素材，或者相关资料，我都会输入进去，到时直接查找拿来用。效率杠杠的！
12:00 继续查邮件
吃饭时间之前，我会检查邮箱。按照原则，能2分钟内回的就回了，不能回的，按照轻重缓急程度慢慢回。
下午就是上午的周而复始。
这里再说两点重要事项：
- 关于手机
手机，已经成为我们的器官，一秒钟都离不开。所以，大家就知道手机对大家的Distraction有多大了！
无论你是不是需要用微信工作，我都建议集中精力做某件事的时候，不要看手机。
实操方法如下：
- 超过9成的App关掉推送功能
有没有发生过上班上了一半，手机突然震动，原来某新闻客户端告诉你美国的川普总理和金三胖不开会了？好好的思路就被打断了！
比如我之前忘记关闭的App让我足不出户，身在澳洲还在了解美国大事！▼
又比如，有没有发生过上班上了一半，手机突然震动，原来某购物网站推送消息给你“XXX打折了！” 好好的平静的思绪就被撩拨了？
比如下面这个Theoutnet就是我经常去的电商。▼ 收到这个，可让我百爪挠心，安心上班，是不可能的！所以，上班期间还是眼不见为净。话说，想知道我平时去哪些电商平台买买买的，链接戳这里回顾哦。
还是以iPhone为例。去“设置”-“消息通知”，除了地图、短信、电话、日历、Uber等极少数App，我会允许推送，其他的一律都关掉。▼
- 关闭社交媒体（包括微博、FB等）的消息推送
如果不需要用微信工作的盆友，比如我自己，会把微信的消息推送也关闭。也就是说，就算有人给我发微信消息，只要我不主动打开微信这个App，我依然看不到！
以iPhone为例：打开微信里面的最下角的“我”-“设置”▼
接着在点击进入“消息通知”，把所有的一切都关掉！▼
如果你的工作是需要用微信交流的，那就另当别论了。我知道很多国内公司现在都喜欢拉群工作，但是我个人非常不喜欢用微信或者任何社交媒体（西方多用Whatsapp）工作，原因有三：
1. 微信很很容易漏看；
2. 微信信息经常只字片语，没有前因后果，容易引起歧义；
3. 微信太不正规。工作上有很多雷区，有时需要追查历史看到底问题出在哪里。邮件可以一封封拿出来做呈堂证供，而微信完全没这个功能！
如果真的被拉群，第一件事就是进去把这个群的提示消息给Mute掉，否则一个群里几十个人，你没有一秒钟能安生。看下图，小郑把自己母校的群给Mute掉了。▼
话说，我也知道入群不需要“被”同意，谁都可以加你入群！不知道有没有可能微信今后开发个新功能，就像需要认证加微信好友一样，也需要认证才能被入群呢？
其他还有些小技巧包括
- 开会尽量少带手机进会议室，早开完早滚蛋（这点我自己也做的不够好，需要改进。）
- 电话：有时我看到电话进来，如果在忙，我就不接电话，手机会自动连到我的语音信箱。或者真的必须要接，我会直接和对方说，不好意思，小郑现在小忙，稍后回电可以吗？
- 把手机放在较远的地方，并且屏幕向下，这样就不会被可能亮起的屏幕干扰。就像下图里我这样。▼
- 有时，慢才是高效！
人在江湖中，哪有不中刀！尤其碰到猪队友！（中过刀的请举手！）气的浑身发抖是常有的事！
这时，一定要慢，一定要冷静！不要回邮件，不要回电话，不要工作！
停下来，去倒个水，喝杯茶，吃个零食。看我跑去茶水间偷吃。▼
如果还是解决不了（这是常态啊～），我就会放风自我出去买杯咖啡，强迫自己找到Inner Peace!
下班前整理办公桌，写下第二天的工作计划，完美结束一天。撒🌹！然后很有成就感的开车滚回家......写推送去了...
以上就是我高效管理时间的七种武器，涵盖了办公桌环境、To-do list、处理电子邮件、开会、日常累积素材、用不用手机以及时不时出去放个风。当然，这些方法并不完美，我自己也在不断努力学习中。
最后我要说，小郑无意嘲笑或者讽刺晚下班的小伙伴们，年轻时，我自己也曾有过加班到凌晨3点、甚至通宵的经历。但是我们要工作得更高效，更Smart！本文旨在抛砖引玉，大家快来留言分享你平时的一些高效工作的小技巧吧！
最后的最后，感谢热心的读者@果果，给小郑提了个超级好的建议，才有封面那么贴切的题图。笔芯 ❤～ 今天就到这里了。如果要看英语邮件怎么写，或者如何高效买买买的，就请大家积极转发并留言我。集其30个留言和50个转发（后台截图为证哈），我就会再开篇的哈～
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